Электронный документооборот

С 2021 года ГК А-100 АЗС перешла на работу с электронными документами.

Это означает, что договоры, дополнения и приложения к ним, соглашения, акты и другие юридически значимые документы могут подписываться в электронном виде с помощью электронной цифровой подписи.

Дополнительная информация

Как это работает

Обмен электронными документами происходит через веб-сервис обмена электронными документами QuiDox.by (www.quidox.by).

Для каждого пользователя веб-сервиса QuiDox.by создается личный кабинет, в который Вы загружаете документ, подписываете его при помощи ЭЦП и направляете нам для подписания. Мы подписываем документ ЭЦП, и Вы видите подписанный документ в своем личном кабинете. Вы можете выгрузить документ в свои системы, а можете хранить его в сервисе QuiDox.

Вы можете работать в QuiDox только на прием входящих документов - получать от нас подписанные электронные документы и подписывать их при помощи ЭЦП со своей стороны. Отправлять подписанные документы нам не нужно – статус документа мгновенно отображается в нашей системе.

QuiDox.by обеспечивает последующее безопасное и надежное хранение как исходящих, так и входящих сообщений с документами без ограничения срока. Участники цепочки обмена документами могут скачать все документы для локального хранения.

Сколько это стоит

Всю информацию можно найти на сайте www.quidox.by

Получать, подписывать ЭЦП и хранить документы в сервисе QuiDox.by вы будете бесплатно.

Что потребуется Вам для подписания и обмена электронными документами

1. Приобретение какого-либо программного обеспечения не требуется, для использования веб-сервиса QuiDox.by Вам понадобится браузер и интернет.
2. Для подписания и обмена документами необходима регистрация в сервисе QuiDox.by (регистрация бесплатная). Регистрация в сервисе, первичная настройка и подключение — верификация имеющейся электронной цифровой подписи займет всего 5 минут. Инструкции по настройке и подключению доступны на сайте.
3. Необходимо подписать дополнительное соглашение к действующему договору с нашей Компанией, в котором будет указан адрес электронной почты Вашей организации, на который Вам будут пересылаться электронные документы.

Контакты и поддержка QuiDox.by

ask@quidox.by

Консультации и продажи:

+375 (33) 647 25 25

Техническая поддержка:

+375 (29) 652 36 36

telegram: @quidox_support

e-mail: support@quidox.by

Видеоинструкции по настройке и подключению доступны на сайте www.quidox.by.

Как получить ключ ЭЦП

Электронный документ подписывается при помощи ключа ЭЦП от ГосСУОК — того же самого программного комплекса, который используется для подачи деклараций в налоговую инспекцию и ФСЗН.

Чтобы получить ключ ЭЦП, необходимо лично посетить любой из регистрационных центров Национального центра электронных услуг (НЦЭУ).

Адреса регистрационных центров для получения ЭЦП и режим работы определен на сайте НЦЭУ: https://nces.by/pki/info/contacts/

Для получения ключа ЭЦП необходимо предоставить пакет документов, в который входит:

• перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, , подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью;
• копия платежного поручения, подтверждающего оплату услуги;
• копия свидетельства о государственной регистрации организации/индивидуального предпринимателя;
• копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
• если ключ ЭЦП получает руководитель - копия документа, подтверждающего полномочия руководителя на момент получения услуги (выписку из приказа и т.п.), заверенную печатью организации;
• если ключ ЭЦП получает уполномоченный представитель организации - доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, необходимых для получения ключа ЭЦП размещен на сайте НЦЭУ: https://nces.by/pki/service/ul/ul_izdanie_sok/

Оформление ключа ЭЦП в регистрационном центре занимает не более 30 минут. Использование предварительной записи через сайт упрощает получение ЭЦП.

Использование электронных документов регламентируется следующими законодательными актами:
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;
Статья 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь;
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (постановление Минюста РБ от 06.02.2019 № 20).